LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

 

ÉTICA 

     Los sistemas administrativos son una serie de fundamentos y técnicas relacionadas entre sí, con la finalidad de llevar un control en las organizaciones o empresas, correspondiente a la administración; su función es organizar y garantizar recursos humanos y técnicos fundamentados principalmente en la ética.

     De acuerdo a los principios de la ética dentro del plano de la administración es todo aquello que trata de conductas morales, de los que es permitido y lo que no.

     Según Bentham (2000) considera que "la ética define lo bueno como aquello que produce placer y lo malo como aquello que produce sufrimiento. Por lo cual, el individuo persigue siempre su felicidad y el deber del gerente es buscar la armonía entre el interés público y el privado".

     Cuando trabajamos con sistemas administrativos tenemos la responsabilidad de tomar en cuenta que factores harán que nuestro desempeño como administradores sea uno de provecho y a la misma vez eficiente.

     En las empresas existen ciertas normas que de cierto modo van de la mano con lo ético, lo importante no es que existan estas normas sino sabernos dejar regir por ellas. Como por ejemplo un propietario tiene la responsabilidad de llevar un registro de todo lo que pasa dentro de su negocio y registrar los ingresos a aquellas agencias encargadas de auditar, seria ético que la persona reporte toda la actividad económica que ha ocurrido durante ese periodo dentro de su negocio y no sería adecuado que solo reporte parte de la misma. Llevar una conducta ética en la administración no solo contribuye a que el negocio siempre va a fluir de manera eficaz, esto hace que tenga un atractivo puesto que cuando se administra bajo todos los requisitos pertinentes y a su vez son plenamente cumplidos, se goza de beneficios a la hora de hablar de estado crediticio, otro factor que influye fuertemente a la hora de ser considerados por otras instituciones o ayudas.

     En conclusión la ética en los sistemas administrativos  va a depender de los principios de todos aquellos que manejen la misma. Dentro del mundo de los negocios se debe de llevar un comportamiento ético ya que este ayudará a lograr que tanto el propietario como lo que este bajo su administración pueda funcionar de manera positiva contribuyendo así a un mejor manejo de lo relacionado.

 

IMPORTANCIA 

 

     Ya sea una pequeña empresa o una gran corporación multinacional, hoy en día se requiere de un Sistema Administrativo que le ayude a reducir significativamente las horas de trabajo y a tomar decisiones más acertadas antes de que ocurran los hechos. Para ser competitivos en el mercado, trabajar de manera óptima y poder llegar al nivel de sus competidores, se debe introducir en la empresa soluciones que les ayuden a trabajar mejor, de ahí vienen los Sistemas Administrativos.

     No cabe duda de que la información y los datos que se generan en los negocios día a día se han convertido en los elementos de diferenciación entre las empresas y los elementos que aportan valor añadido a las empresas. Ya que, ¿te imaginas una empresa que todavía realice operaciones de compras, ventas, inventario y contabilidad a través de papel y lápiz a día de hoy? Puede ser inviable, desorganizado, lento y puede hasta ser la razón de su cierre.

    Emprender o llevar la administración de un negocio no es fácil. Sabemos que eso es así y seguramente ya lo habrás escuchado entre tus círculos sociales o por experiencia propia.  Es aquí cuando te das cuenta que un sistema administrativo se hace necesario una vez que tu hoja de Excel no es suficiente para llevar un flujo de trabajo cómodo y eficaz.

 

     Todos los sistemas administrativos determinan una serie de procedimientos que deben ser respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar decisiones. Es importante contar con un Sistema Administrativo a través del cual puedas controlar muchas tareas que se realizan diariamente en el mundo empresarial, simplificar e incrementar tus ventas, mejorar la atención al cliente, estar al tanto de la existencia de mercancías, saber qué productos comprar para no dejar de vender, saber exactamente quiénes te deben y cuánto te deben y controlar el monto que cobras en efectivo al final del día, podrás trabajar más rápido y con mayor precisión, además de obtener informes y cifras precisas que te ayudan a tomar mejores decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte hacia los mismos fines.

     Optar por los sistemas administrativos para gestionar la empresa puede traer beneficios en el mediano y  largo plazo: del control del flujo de caja al relacionamiento con los clientes, los procesos tienden a ser más simples cuando son automatizados. Pero es preciso prestar atención para hacer la elección correcta y no desperdiciar dinero. Para ello, existen dos tipos de sistemas principales:

ERP

     Por sus siglas en inglés para planificación de recursos empresariales, este sistema administrativo ayuda a calcular cuántos recursos (materia prima, insumos, etc.) son necesarios para la ejecución de las actividades de la empresa en determinado periodo.

CRM

     Por otro lado, nos encontramos con el CRM (Customer Relationship Management) que su principal papel es registrar todos los contactos de la empresa con sus clientes. Este sistema administrativo almacena información como la última compra realizada y la cantidad o volumen comercializado en un determinado tiempo. Además es posible fortalecer las relaciones con los clientes y evaluar a los vendedores.

    Cabe destacar que estos cuentan Con las siguientes ventajas:

1.       Facilitar  y automatizar los procesos.

 

2.       Mejorar la planificación de los productos.

 

3.       Reducir costos y mejorar la productividad.

 

4.       Fortalecer la gestión a largo plazo.

 

CARACTERISTICAS 

·         Compresibilidad: se debe realizar de forma correcta con símbolos y términos adecuados que permitan al receptor interpretarlo debidamente.

 

·         Confiabilidad: es indispensable que sea preciso, siendo estrictamente coherente con el hecho y real de manera que pueda comprobarse desde su fuente y en todo el proceso de transmisión.

·         Relevancia: tiene que ser primordial en la responsabilidad de la acción del administrador.

 

·         Integridad: debe contener implicar todos los hechos necesite el administrador para la toma de decisiones y resolución de problemas.

 

 

·         Concisión: tiene que evitar materias que no tengan relación con el asunto y resumir la información precisa dejando a un lado los detalles y datos que no sea relativos al sistema administrativo.

 

·         Oportunidad: debe tener completa disponibilidad para el momento en el cual el administrador ejecute la acción, ya que si anticipa puede usarse de forma incorrecta y si se atrasa no tendría valor.

 

 

·         Calidad: se refiere al nivel de precisión en el que la información capta la realidad, en un costo totalmente razonable para la distribución y procesamiento del dicho sistema.

 

·         Adaptabilidad: Considera que las organizaciones son sistemas adaptativos. Si no hacen uso de esa cualidad, no sobrevivirán a las modificaciones del contexto.

 

·         La gestión del conocimiento: consiste en la detención, captura, almacenamiento, organización y transmisión del conocimiento para el desarrollo del manejo de la empresa.

 

 

·         Descriptiva: Apunta a caracterizar las cualidades de la organización y de su administración. Plasma las metas y métodos y describe los fenómenos de las organizaciones.

 

·         Probabilística: Admite que las variables pueden ser analizadas en forma predictiva, no a partir de certezas.

 

 

·         Dinamismo: La interacción que se produce dentro de la compañía es considerada un proceso activo.

 

·         Visión sistemática: Cada organización es considerada como un sistema que cuenta con cinco partes: entrada, salida, proceso, ambiente y retroalimentación.

 

·         Funciones reguladoras: son importantes para organizar, controlar y dirigir las funciones de producción y de apoyo.

 

·         Abstracto: este sistema contiene conocimientos de ciencias filosóficas, numéricas y de idiomas.